De checklist: hoe sluit je een professioneel contract? Deel 3: praktische tips

In een aantal blogs leg ik u uit hoe u een professioneel contract opstelt. Als ondernemer sluit ongetwijfeld wel eens een overeenkomst met een klant of een andere ondernemer. Zorg dan dat die overeenkomst er professioneel en zakelijk uitziet. In mijn eerste blog in deze reeks legde ik uit dat dat de eerste reden is om ervoor te kiezen een overeenkomst schriftelijk vast te leggen in een contract. Daarnaast wees ik erop dat een schriftelijke overeenkomst een belangrijke bewijsfunctie heeft. Zoals ik altijd maar zeg: “Inkt liegt niet!” In mijn tweede blog ben ik ingegaan op de inhoud van een schriftelijke overeenkomst. Nu zal ik wat meer praktische tips geven als handvaten bij het opstellen van een overeenkomst.

Praktische tips voor het opstellen van een overeenkomst

Zoals gezegd, doet u er goed aan om uw contracten een professionele uitstraling te geven. Daarvoor kan ik u praktische tips geven die kunnen dienen als een soort checklist, wanneer u weer eens een contract moet opstellen. Het gaat om handige tips waarvoor je geen juridische hoogvlieger hoeft te zijn.

Lay-out van het contract

Iets dat er netjes en verzorgd uitziet, straalt ook af op de maker. Zorg dus dat de lay-out van een contract er netjes uitziet. Dit is simpel te doen en een kleine moeite.

Spellingscontrole

Haal de tekst van de overeenkomst door de spellingscontrole. Spelfouten maakt iedereen wel eens. Niet iets om je voor te schamen. Het is wel storend en leidt af. De tekst door de spellingscontrole halen is dus een kleine moeite maar een groot plezier.

Juiste benaming

Meer inhoudelijk is het eerste aandachtspunt de benaming van het contract. Als je iets verkoopt heet het contract een “koopovereenkomst”. Verricht je een dienst, dan heet de overeenkomst een “overeenkomst van opdracht”. Het bouwen of bewerken van een bouwwerk wordt een “aannemingsovereenkomst” genoemd. Zo kan ik wel even door blijven gaan. Vaak is bij u wel bekend welk type overeenkomst u sluit. Het is dan goed die naam bovenaan het contract te zetten.

Partij-aanduiding

Een volgend punt dat van groot belang is, is de juiste aanduiding van de partijen. Zoek van te voren altijd goed uit met wie en namens wie u de overeenkomst sluit. Dat speelt met name als u namens of met een rechtspersoon, in de meeste gevallen een BV, contracteert. In zo’n geval moet de BV als contractspartij vermeld staan en niet de bestuurder of aandeelhouder. Als de contractspartij als rechtspersoon deel uitmaakt van een “groep” van meerdere rechtspersonen is het van belang de juiste rechtspersoon binnen de groep als contractspartij op te nemen.

Vertegenwoordigingsbevoegdheid bij het sluiten van een overeenkomst

Een ander aspect dat hierbij speelt, is dat de overeenkomst ook door een bevoegde vertegenwoordiger wordt getekend. Voor bedrijven kan in het handelsregister van de kamer van koophandel worden uitgezocht wie bevoegd is de onderneming te vertegenwoordigen. Als hier onduidelijkheid over bestaat, vraag er dan naar. Dit voorkomt namelijk veel ellende achteraf.

Medeondertekening echtelieden  

Denk er voorts aan dat bij het sluiten van sommige overeenkomsten met een privépersoon de handtekening van diens echtgenoot vereist is. Het gaat dan met name over de verkoop van diens woning of wanneer iemand zich als borg garant stelt voor een ander.

Considerans

Wat vervolgens veel voorkomt, is dat er in een overeenkomst een soort inleiding wordt opgenomen, genaamd de “considerans”. Hierin wordt uitgelegd waarom partijen een overeenkomst met elkaar sluiten. Voor de uitleg van de overeenkomst kan dat van belang en interessant zijn.

Conclusie: praktische tips als checklist

Met deze praktische tips krijgt uw overeenkomst een professionele uitstraling. Dat kunt u dus gebruiken als een soort checklist. Welke bepalingen er in een overeenkomst schriftelijk moeten staan, hangt af van het type overeenkomst dat gesloten wordt, zoals ik in mijn vorige blog uitlegde. Ondernemers weten vaak wel welke soort overeenkomst zij sluiten en welke commerciële en organisatorische afspraken daarin moeten staan. In mijn volgende blog zal ik vertellen welke bepalingen er in een overeenkomst opgenomen moeten worden en waar u daarbij om moet denken.