De checklist: hoe sluit je een professioneel contract? Deel 4: de inhoud van de overeenkomst

In een aantal blogs leg ik u uit hoe u een professioneel contract opstelt. Als ondernemer sluit u ongetwijfeld wel eens een overeenkomst met een klant of een andere ondernemer. Zorg dan dat die overeenkomst er professioneel en zakelijk uitziet. In mijn eerste blog in deze reeks legde ik uit dat dat de eerste reden is om ervoor te kiezen een overeenkomst schriftelijk vast te leggen in een contract. Daarnaast wees ik erop dat een schriftelijke overeenkomst een belangrijke bewijsfunctie heeft. Zoals ik altijd maar zeg: “Inkt liegt niet!” In mijn tweede blog ben ik ingegaan op de inhoud van een schriftelijke overeenkomst. In mijn vorige blog over dit onderwerp gaf ik praktische tips als handvaten bij het opstellen ban een professioneel contract. Nu zal ik wat meer inzoomen op de inhoud van het contract en een aantal veel voorkomende bedingen noemen.

Inhoud van de overeenkomst

De kern van een contract wordt gevormd door de daadwerkelijke contractsbepalingen. Hierin moet goed worden omschreven wat de beide partijen over en weer op grond van het contract moeten doen. Denk bijvoorbeeld aan het leveren van goederen of diensten. Het aantal te leveren goederen of de omvang van de dienstverlening. Het is belangrijk dat dit goed wordt omschrijven.

Duidelijke en volledige verplichtingen

Mijn tip aan cliënten is de verplichtingen zo helder mogelijk te omschrijven. En wees volledig en dat mag best gedetailleerd. Zodoende kan zo min mogelijk discussie ontstaan over de vraag waartoe partijen over en weer verplicht zijn.

Boilerplate-clausules

Dan zijn er vervolgens een aantal bepalingen die in veel contracten standaard worden opgenomen, in juridisch jargon “boilerplate-clausules” genoemd. Sla er maar eens een aantal contracten op na. In bijna alle zakelijke contracten komen bepaalde bepalingen telkens terug.

Veel voorkomende bedingen

Ter illustratie noem ik slechts een aantal veel voorkomende bedingen zonder overigens te pretenderen uitputtend te zijn.

Beëindiging van de overeenkomst

Denk aan een bepaling over de beëindiging van het contract. Hierin wordt de wijze van beëindiging besproken en wanneer dat mogelijk is.

Aansprakelijkheid en schade

Ook worden vrijwel standaard bepalingen opgenomen over aansprakelijkheid. Daarin worden de risico’s op schade tussen de partijen verdeeld voor het geval er onverhoopt iets mis gaat en schade ontstaat. Gekoppeld daaraan ziet u ook vaak de verplichting voor één van partijen een verzekering af te sluiten.

Garantie, termijnen en klachten

Vervolgens worden vaak bepalingen opgenomen aangaande garanties. Ook wordt vaak een klachtenregeling opgenomen. Hierin staat binnen welke termijn en op welke wijze klachten over een product of dienst geuit moeten worden. Om discussie te voorkomen, is het raadzaam duidelijke termijnen op te nemen. Denk aan betalingstermijnen en leveringstermijnen.

Incassokosten, boetes en transactiekosten

Afspraken over de kosten die gemaakt worden wanneer niet tijdig wordt betaald, zoals incassokosten en verschuldigde rente. Ook ziet u vaak dat het recht om een verplichting uit te stellen (opschorting) of een verschuldigd bedrag te verrekenen wordt uitgesloten. Denk ook aan boetebedingen waarin boetes worden opgenomen voor het geval iemand zijn verplichtingen niet nakomt. Ook worden vrijwel standaard afspraken gemaakt over de kostenverdeling, de transactiekosten. Bijvoorbeeld kosten voor een notaris en verschuldigde belastingen;

Geheimhouding, contractsovername en zekerheden

Afspraken over geheimhouding aangaande de gegevens die partijen over en weer van elkaar krijgen zie je vaak terug in een overeenkomst. Logisch omdat je niet wil dat dat met iedereen gedeeld wordt. Afspraken over de vraag of iemand zijn rechten en verplichtingen uit het contract aan een ander mag overdragen worden ook vaak gemaakt. Je kiest je contractspartij zelf uit en dan is het niet prettig als je vervolgens met iemand van doen krijgt waar je liever geen zaken mee doet. In contracten worden ook vaak bepalingen opgenomen over zekerheden die geboden worden voor het geval een contract niet wordt nageleefd. Denk aan hoofdelijkheid van gelieerde vennootschappen, pand- en hypotheekrechten, bankgaranties of de verplichting een bedrag in depot te storten.

Forum- en rechtskeuzebeding

En, last but not least, wordt in het contract vaak een voor mijn beroepsgroep interessante bepaling opgenomen over de vraag bij welke rechtbank of welk arbitrage-instituut geprocedeerd moet wordt als er een geschil ontstaat tussen de contractspartijen en over de vraag welk recht dan van toepassing is. Het gaat dan om het zogenaamde “forum- en rechtskeuzebeding”.

Conclusie: een selecte greep bepalingen

Dit is slechts een selecte greep van bepalingen die in veel contracten voorkomen. Als u bij het opstellen van uw contracten stilstaat bij deze bepalingen bent u al een heel eind en heeft u veel voorkomende onderwerpen goed geregeld. U laat zo een professionele indruk achter.

In mijn volgende blog zal ik stilstaan bij algemene voorwaarden. Het perfecte middel om veel voorkomende bedingen in één keer goed te regelen.